Am reușit să producem fișierul XML al declarației SAF-T și să-l validăm cu succes în Duk Integrator.

Felicitări!

Doar că, din păcate, provocarile nu s-au terminat aici.

Trebuie să știm că Duk Integrator efectuează doar teste de validare sintactică și semantică și nu poate efectua teste asupra calității conținutului, daca sunt informatii care lipsesc sau daca sunt declarate in locul unde ar trebui declarate.

Duk verifică, dacă structura fișierului este corectă, sau dacă câmpurile au informațiile în forma solicitată (de exemplu, câmpul Data sau SupplierID conține informații numerice și nu text). Din acest motiv, veți putea declara cu succes chiar și o singură înregistrare contabilă sau o factură, chiar dacă societatea desfășoară activități mult mai ample.

Cât timp regulile de structură sunt urmate, Duk nu va genera erori și declarația poate fi depusă cu succes.

În schimb, ceea ce este cu adevărat important pentru a avea o declarație 406 completă și corectă, încât să nu dăm naștere imediat unor semnale negative autorităților, este calitatea conținutului declarației. Căci în cazul în care autoritățile sesizează diferențe și conflicte cu datele prezentate în alte surse, automat vor declanșa investigarea acestora (e.x inspectie fiscala, analiza documentara). Incepand cu 2024  ANAF incepe sa aplice amenzi pentru declarare incorectă.

Mai mult, autoritatile fiscale au anuntat ca in luna August 2024 vor introduce E-TVA, prin care Decontul de TVA va fi pre-populat de catre ANAF.   Conform declaratiilor consultantilor fiscali, singura sursa din care ANAF poate extrage toate informatiile necesare in acest sens este  declaratia SAF-T. Caz in care, corectitudinea informatiilor din declaratie devine critica!

Pentru a evita o neconcordanta, pe langa validarea cu succes a structurii declaratiei cu Duk, orice companie ar trebui să efectueze și verificarea calității informațiilor din declarație.

Asta presupune că toate facturile, plățile, înregistrările contabile, impozitele calculate, sunt incluse în declarație. Din cauza unor erori de înregistrare sau modificări de procese de-a lungul timpului, există riscul ca noile înregistrări apărute să nu se mai conformeze regulilor setate în sistem la momentul implementării raportarii SAF-T, și atunci este posibil ca acestea să nu fie incluse în declarație.

În plus, odată incluse în declarație, trebuie să ne asigurăm că acestea sunt mapate corect și conform schemei publicate. De exemplu, putem avea situația în care toate informațiile sunt transferate în declarație, dar codurile de TVA sunt mapate greșit pe tipurile de tranzacții, astfel încât când sistemele autorităților vor încerca să reconcilieze tipurile de tranzacții din fișierul SAF-T cu declarațiile de TVA, vor apărea diferențe.

În plus, autoritățile au publicat în primăvara anului 2023 o serie de verificări suplimentare minime pe care companiile ar trebui să le facă pentru a se asigura că declarația este corectă. Le puteți descărca de aici: Teste de consistență publicate de ANAF.

Testele publicate de ANAF se axează mai mult pe verificarea respectării logicii contabile, precum egalitățile debit/credit, reconcilierea rulajelor conturilor, recalculari de cote de TVA, folosirea corectă a monedei străine.

Dar nici aceste teste nu sunt proiectate să descopere informațiile lipsă din declarație. Pentru identificarea informațiilor lipsă din declarație, compania trebuie să efectueze verificări precum:

• total achiziții și livrări locale si intercomunitare, import/export, total TVA colectată/deductibilă din facturile și înregistrările contabile incluse în declarația 406 se reconciliază cu decontul de TVA;
• total impozit pe salarii și contribuții sociale din declarația 406 se reconciliază cu sumele incluse în declarația 112;
• total datorii furnizori, creanțe clienți, amortizare perioadă/cumulată, stocuri, corespund cu sumele din balanța de verificare.

Așadar, abia după efectuarea cu succes a acestor teste suplimentare, putem spune că declarația este corectă. O declaratie cu informatii incomplete sau incorecte poate face mai mult rau decat nedepunerea ei in intregime. Pentru ca diverse informatii denaturate pot da impresia autoritatilor ca exista un anumit risc, unde nu e cazul.

Efectuarea tuturor acestor verificări poate însă fi o adevărată provocare, având în vedere faptul că datele din declarația 406 sunt în format XML și foarte greu de analizat de către om. De asemenea, timpul de analiză a acestora poate fi mare, și poate fi copleșitor pentru departamentele financiar-contabile să facă asta în fiecare lună.

O soluție găsită de companii a fost să apeleze la un furnizor extern pentru a face această analiză, dar acest mod de lucru poate fi destul de costisitor pentru companii să îl susțină lunar.

O alta solutie este SAF-T Interpret, un tool simplu si foarte accesibil care  ajuta persoanele responsabile de depunerea declarației 406 să facă toate aceste verificări în câteva minute.  O descriere mai pe larg este aici (Click  pe “aici” pentru a deschide pagina urmatoare).